Informasi Penting Pada Formulir Bukti Kas Keluar
Formulir bukti kas keluar merupakan dokumen penting yang berfungsi sebagai bukti otentik atas terjadinya transaksi pengeluaran kas pada sebuah perusahaan atau organisasi. Informasi lengkap dan akurat pada formulir bukti kas keluar sangat dibutuhkan untuk keperluan pencatatan akuntansi, audit trail, dan transparansi keuangan perusahaan.
Berikut ini adalah beberapa informasi utama yang wajib dicantumkan pada setiap formulir bukti kas keluar.
Tanggal Transaksi
Informasi pertama yang harus ada pada formulir bukti kas keluar adalah tanggal terjadinya transaksi pengeluaran kas tersebut. Hal ini penting untuk mencatat kapan persisnya uang kas itu dikeluarkan dari perusahaan.
Pencantuman tanggal transaksi ini nantinya akan sangat berguna dalam melakukan rekonsiliasi laporan keuangan serta audit trail atas semua aktivitas kas perusahaan. Dengan mencatat tanggal transaksi secara akurat, maka akan memudahkan untuk melacak kembali historis penggunaan kas perusahaan.
Nama Barang atau Jasa
Informasi kedua yang wajib ada adalah nama barang atau jasa yang dibeli menggunakan kas tersebut. Misalnya, pembelian bahan baku, pemesanan iklan, bayar sewa, dan sebagainya.
Pencantuman nama barang atau jasa ini diperlukan untuk transparansi penggunaan dana kas perusahaan. Dengan mencatat secara jelas nama barang dan jasa yang dibeli, maka dapat dipastikan bahwa pengeluaran kas tersebut digunakan sesuai tujuan bisnis perusahaan.
Jumlah Uang yang Dikeluarkan
Unsur ketiga yang harus ada pada formulir bukti kas keluar adalah informasi mengenai berapa jumlah uang yang telah dikeluarkan untuk transaksi tersebut. Informasi ini penting untuk akurasi pencatatan akuntansi perusahaan.
Dengan mencantumkan jumlah uang yang dikeluarkan secara rinci, maka bagian akuntansi dan keuangan perusahaan dapat segera mencatat pengurangan kas sesuai dengan jumlah yang tertera pada formulir bukti kas keluar.
Metode Pembayaran
Informasi berikutnya yang perlu dicatat adalah metode pembayaran yang digunakan apakah secara tunai atau non-tunai. Contoh pembayaran non-tunai adalah menggunakan cek, kartu kredit, transfer bank, dan lain sebagainya.
Pencatatan metode pembayaran ini diperlukan untuk keperluan audit trail atas transaksi keuangan perusahaan. Dengan mencantumkan metode pembayarannya, maka dapat dilakukan verifikasi dan validasi apakah pembayaran tersebut telah sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Informasi Perusahaan
Formulir bukti kas keluar juga perlu mencantumkan informasi perusahaan yang menerima pembayaran kas tersebut, misalnya nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan data perusahaan lainnya.
Informasi ini penting untuk keperluan otentikasi dan validasi bahwa transaksi pengeluaran kas tersebut benar-benar diterima oleh perusahaan yang dimaksud. Dengan mencantumkan informasi perusahaan yang jelas, maka dapat mengurangi risiko penyalahgunaan dana kas perusahaan.
Tanda Tangan Petugas Keuangan
Informasi penting terakhir pada formulir bukti kas keluar adalah tanda tangan dari petugas keuangan atau bagian accounting yang menyetujui pengeluaran kas tersebut. Tanda tangan ini penting sebagai bukti otentikasi dan otorisasi atas transaksi pengeluaran kas.
Dengan adanya tanda tangan berarti transaksi kas telah melalui proses verifikasi dan persetujuan sesuai dengan kebijakan dan prosedur keuangan yang berlaku di perusahaan. Tanda tangan petugas keuangan ini diperlukan untuk akuntabilitas dari seluruh proses pengelolaan keuangan perusahaan.
Dapat disimpulkan bahwa informasi yang lengkap dan akurat pada formulir bukti kas keluar sangat penting untuk integritas proses bisnis dan keuangan perusahaan. Informasi seperti tanggal transaksi, nama barang/jasa, jumlah uang, metode pembayaran, data perusahaan, dan tanda tangan merupakan hal-hal mendasar yang wajib dicantumkan tanpa terkecuali.
Dengan memastikan kelengkapan informasi pada setiap formulir bukti kas keluar, maka manajemen perusahaan dapat melakukan pencatatan akuntansi dengan benar, audit trail berjalan efektif, dan pengendalian internal keuangan perusahaan menjadi lebih kuat.